Dubbel rapporteringsväg behöver hanteras genom att beskriva vem som undersöker, beslutar, samordnar och följer upp den gemensamma belastningen. Börja i de faktiska arbetsförhållandena och dokumentera vem som gör vad.
Situationen som behöver lösas
Guiden vänder sig till chefer i matris- och projektorganisationer. Den aktuella situationen är att medarbetare styrs både av linjechef och projektledning medan arbetsmiljöuppgifterna är otydliga. Ett vanligt varningstecken är att belastning och prioriteringar bedöms var för sig och ingen ser den samlade arbetssituationen.
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att undersöka arbetsförhållanden, bedöma risker, åtgärda och följa upp. Det är processen och den verkliga effekten som är avgörande, inte hur många mallar som har fyllts i.
Håll isär ansvar och medverkan
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljöarbetet. Medarbetare och skyddsombud bidrar med kunskap om arbetet och ska kunna medverka. En tydlig process visar vem som lämnar underlag, vem som fattar beslut och vem som kontrollerar resultatet.
Formulera syftet i en mening: ni ska beskriva vem som undersöker, beslutar, samordnar och följer upp den gemensamma belastningen. Den meningen hjälper gruppen att välja relevant underlag och hindrar diskussionen från att glida över till andra frågor.
Gör så här steg för steg
- Steg 1: Kartlägg vilka personer som fördelar arbete och sätter deadlines.
- Steg 2: Ange vem som har arbetsmiljöuppgifter och vilka befogenheter som följer.
- Steg 3: Skapa en gemensam bild av arbetsmängd och motstridiga krav.
- Steg 4: Bestäm hur prioriteringskonflikter ska eskaleras.
- Steg 5: Följ upp medarbetarens samlade arbete, inte bara varje projektdel.
Bestäm ansvar och tidpunkt för varje steg. Om en åtgärd inte kan genomföras direkt behöver kvarvarande risk hanteras och uppföljningen planeras. Anteckna även osäkerheter; ett tydligt frågetecken är bättre än en obestyrkt slutsats.
Ett praktiskt exempel
En specialist har en linjechef och arbetar i tre projekt. Projektledarna visar sina behov i samma planering och linjechefen har mandat att avgöra prioriteringar när kraven tillsammans blir orimliga.
Exemplet visar hur en bred arbetsmiljöfråga kan brytas ner till kontrollerbara beslut. Anpassa arbetssättet till verksamhetens risker, storlek och organisation. Hitta inte på precision som underlaget inte stödjer.
Dokumentera så att nästa person förstår
Dokumentationen bör visa situation, berörda arbetsmoment, bedömd risk, beslutade åtgärder, ansvarig och datum. Ange var underlaget finns och vilken version som är aktuell. Personuppgifter ska begränsas till det som verkligen behövs.
Beskriv också hur effekten ska bedömas. En enkel kontrollfråga är: ”Vad ska vara annorlunda i arbetet när åtgärden fungerar?” Svaret kan handla om ett beteende, en teknisk funktion, en tydligare beslutsgång eller en minskad exponering.
Vanliga misstag att undvika
- att säga att medarbetaren själv får prioritera mellan chefer
- att fördela en uppgift utan tillgång till samlad arbetsmängd
- att mäta varje projekt som grönt när individens helhet är röd
Ett annat vanligt misstag är att göra utbildning till ett generellt krav utan att först precisera vilken kunskap som saknas. Regler kan kräva tillräckliga kunskaper, instruktioner eller kompetens, men det betyder inte automatiskt att en viss namngiven kurs är föreskriven.
Kort checklista före avslut
- Är frågan avgränsad till verkliga arbetsförhållanden?
- Har berörda arbetstagare och skyddsombud fått möjlighet att medverka?
- Finns ansvar, befogenheter, resurser och tid för nästa steg?
- Är skillnaden mellan krav, rekommendation och lokal rutin tydlig?
- Är effektkontrollen bestämd innan punkten markeras klar?
Frågor och svar
Kan flera chefer ha arbetsmiljöuppgifter?
Ja, men gränser, samordning och befogenheter måste vara tydliga så att inget faller mellan stolarna.
Vem avgör prioritering?
Organisationen behöver utse en beslutsväg; frågan bör inte lämnas till den enskilde när chefernas krav krockar.
Vad dokumenteras?
Roller, kontaktväg, beslut om prioritering och hur uppföljning ska ske.
Källor och vidare läsning
Huvudkälla: AFS 2023:2, senaste konsoliderade version. Källan kontrollerades den 14 oktober 2026. Läs alltid den aktuella lydelsen hos Arbetsmiljöverket och bedöm hur bestämmelserna gäller i den egna verksamheten.
Den här webbplatsen är en privat informationssajt och inte en myndighet. Vid osäkerhet om ett bindande krav bör ni kontrollera originalregeln och vid behov ta hjälp av sakkunnig kompetens.